Boek altijd slechts op één computer per winkel tegelijk in.

Als de producten zijn ontvangen, kan u ze aan de hand van deze stappen inboeken, productbeschrijvingen aanvullen, calculeren en labels printen.

Zet inkooporder op status ‘Inspectie’

Als deproducten aan de inkooporder zijn toegevoegden de inkooporder isverstuurd kan u de ontvangen producten verwerken. Dit doet u door de betreffende inkooporder op ‘Inspectie’ te zetten.

Controleer de prijzen

Voor het controleren van de prijzen is het allereerst belangrijk dat u bedenkt of u vanaf de verkoopprijs of inkoopprijs wilt rekenen.

Gebruikt u de adviesprijzen van de leverancier en marge (wat vaak voorkomt bij horloges)? Laat dan de kolom ‘Prijs’ als eerste kolom staan.

Wilt u rekenen vanaf de inkoopprijs en met opslagfactor?Draai dan de kolommen om door op de zwarte knop ‘Ik reken vanaf de verkoopprijs’ te klikken.

Vervolgens ziet u de kolom ‘Inkoopprijs’ als eerste staan en ziet u dat de knop is gewijzigd naar ‘Ik reken vanaf de inkoopprijs’.

Vervolgens doorloopt u de bedragen in de eerste kolom van boven naar beneden (zo hoeft u niet te wachten totdat de prijs is geüpdatet, maar kan u direct het product in de regel eronder wijzigen). Vervolgens kan u de bedragen in kolom 2 en kolom 3 aanpassen.

Klik op Volgende en controleer de aantallen

In de sectie ‘Bestellen’ kan u nu klikken op de knop ‘Volgende’.

Hierdoor verschijnt de kolom ‘Ontvangen’ om de ontvangen aantallen in te zetten. Standaard staat hier hetzelfde getal als in de kolom ‘Besteld’.

Zet hier de juiste aantallen in die u heeft ontvangen (en wilt inboeken).

Heeft u meer ontvangen dan besteld en wilt u het ‘extra’ product ook opnemen? Wijzig dan eerst het aantal onder ‘Besteld’, zodat beide aantallen gelijk zijn.

Klik op Volgende en controleer Collectie

Klik opnieuw op de knop ‘Volgende’. Nu verschijnen de kolommen ‘Collectie’ en ‘Inboeken’.

Controleer de kolom ‘Collectie’ en vul de lege velden in. Dit is uw eigen artikelgroep die ook wordt gebruikt voor de statistieken. Wanneer u nog niet eerder dit artikel heeft toegevoegd aan een artikelgroep zal het systeem een suggestie doen.

Direct voorraad ophogen

Als de collectie aan elk product is toegevoegd, klikt u op de knop ‘Direct voorraad ophogen’.

Het maakt niet uit als u dit meerdere keren doet, want de voorraad wordt niet dubbel opgehoogd.

Vervolgens ziet u dat de knoppen ‘Bewerken’ en ‘Aanmaken’ wijzigen in verschillende iconen in de kolom ‘Inboeken’. Ontdek hieronder wat de iconen inhouden.

Verschijnt er een uitroepteken (!) bij één van de producten na het klikken op de knop ‘Direct voorraad ophogen? Dat betekent dat het label van dit product (in de winkel) een andere prijs bevat dan nu is ingeboekt, dus waarschijnlijk ook vervangen dient te worden. Klik hiervoor op het vinkje in de kolom ‘Inboeken’ om naar het product te gaan en dit alsnog te passen.

Productbeschrijving aanvullen

In de kolom ‘Inboeken’ kunnen 3 notificaties staan:

Een vinkje(+ rekenmachine, printer en schuifbalk):

• Het groene vinkje betekent dat de productgegevens voldoende zijn ingevuld om het product te verkopen in de kassa.

• Als de schuifbalk groen is, wordt het product ook online getoond. Deze kan u direct uitvinken, als u het product niet online wil tonen. Is de schuifbalk nietbruikbaar? Dan zijn niet alle productgegevens ingevuld om het product online te tonen (bekijk het lijstje hieronder). Klik op het vinkje om naar de productpagina te gaan en de gegevens alsnog toe te voegen.

• De groene rekenmachine betekent dat de calculatie is gelukt (zie volgende stap).

• Printer icoon, klik hierop om het label van dit specifieke product te printen.

Knop ‘Bewerken’:

U hebt het product nog niet op voorraad, maar de productgegevens zijn wel volledig dankzij de database. Na de stap ‘direct voorraad ophogen’ verandert deze knop in de 4 iconen.

Knop ‘Aanmaken’:

Het product komt nog niet voor in de database en dient te worden aangemaakt.

Door op de knop of de iconen te klikken gaat u naar de productpagina van het specifieke product. Hier moeten een aantal gegevens worden ingevuld om het product te kunnen gebruiken.

Voor de kassa:

• Productcategorie

• Artikelgroep

• Leverancier

• Productnummer van leverancier

Extra voor de webshop:

• Afbeelding(en)

• Geslacht

• Titel

• Korte beschrijving

• Lange beschrijving

• Specifieke productgegevens die verschillen per categorie (horloge of sieraad).

Als dit ingevuld is, kan u bovenin de productpagina (middelste kolom) ‘Verkoop op webshop’ aanvinken om het product te tonen op uw website. Meer uitleg over de productgegevens leest u bij het onderdeelProductgegevens wijzigen.

Overige Calculatie

Naast de groene vinkjes en schuifbalken (productgegevens zijn goed ingevuld), is het belangrijk om alle rekenmachines op groen te krijgen. Meestal is dit automatisch al gelukt, maar zijn er nog enkele rekenmachines niet groen? Klik op de rekenmachine om naar de productpagina te gaan en alsnog de calculatie af te ronden. De omlijnde gegevens uit deze foto gaan over de calculatie.

Hier kan u ook de minimale voorraad aangeven. Dit is handig omautomatisch inkooporders aan te maken.Vervolgens ziet u in deze kolom ook nog verschillende opties die u aan kan zetten.

In de laatste kolom kan u de prijs van het product berekenen. Kies allereerst of u wilt calculeren op basis van verkoop of aankoop. Vul vervolgens de prijs in en de marge of opslag van het product. Daarnaast kan u ook extra korting geven. Sla vervolgens het product op (met de groene knop ‘Opslaan’).

Dan ziet u opnieuw de inkooporder en staat er een groene rekenmachine achter het product.

Labels printen

Dan is het alleen nog belangrijk om de labels te printen. Ontdek in het artikel hoe u delabelprinter kan instellen.Met de knop ‘Etiketten printen’ kan u direct de labels van alle artikelen op de inkooporder in één keer kan printen.

Door op het printer icoon achter een product te klikken, kan u het label van dit specifieke product printen.

Zet status op ‘Afgerond’

Gelukt? Zet dan de status van de inkooporder op ‘backorder’ (als u nog producten verwacht) of op ‘afgerond’.

Dit is een goede controle. Als de inkooporder niet op 'Afgerond' kan worden gezet, zijn niet alle product ingeboekt. Controleer in dat geval de calculatie (zijn alle rekenmachine iconen achter de producten groen?)