Bestellung und Wareneingang
Das Besondere an Prismanote ist die integrierte Artikel Suche in der zentralen Master-Datenbank: Bei jeder Bestellung wird der Artikel automatisch in der Master-Datenbank abgeglichen. Ist der Artikel bereits in der Datenbank vorhanden, wird er als Produkt angeboten. Das bedeutet für Sie eine erhebliche Zeitersparnis bei der Pflege der Stammdaten, da lediglich Preisänderungen notwendig sind. Prüfen Sie bei neuen Artikeln die Attribute und die Einstellungen für den Webshop.
Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, aus einer Bestellung direkt einen Wareneingang zu erstellen. Durch das Bestellen über Prismanote könnnen Sie den Wareneingang mit nur wenign Klicks abwickeln. Alternativ haben Sie auch die Option, elektronische Lieferscheine und Einkaufsrechnungen über die EDI-Schnittstelle einzubuchen, was den gesamten Prozess noch effizienter gestaltet. Wir empfehlen Ihnen daher, Bestellungen über Prismanote abzuwickeln, um von diesen Vorteilen voll zu profitieren.
Bestellung erstellen
1. Wählen Sie auf 'Bestellungen' aus.
2. Anschließend klicken Sie auf 'Neu'.
3. Wählen Sie den gewünschten Lieferanten aus oder klicken Sie auf 'Keine / intern', um selbst erstellte Produkte hinzuzufügen.
Es ist wichtig, dass der Lieferant auch der Marke hinzugefügt wird, damit sie die Produkte finden können.
Produkte hinzufügen
4. Geben Sie die Produktnummer ein, den Artikelnamen oder scannen Sie die EAN-Nummer im Suchfeld.
5. Drücken Sie Enter oder klicken Sie auf das Suchsymbol, um die Suche auszuführen.
Erklärung der Ergebnisse (der Screenshot unten)
Nummer 1: Klicken Sie auf die grüne Taste, um ein eigenes Produkt mit der Produktnummer zu erstellen, das Sie in das Suchfeld eingegeben haben.
Nummer 2: Eigene Artikel: Hier sehen Sie die Produkte, die Sie mit dieser Artikelnummer auf Lager haben. Wenn das richtige Produkt angezeigt wird, klicken Sie auf 'Verwenden Sie den gleichen Artikel.' Mit dem 'Duplikatsymbol' können Sie Produktinformationen kopieren, um beispielsweise eine andere Variante anzulegen.
Nummer 3: Artikel aus der Hauptdatenbank: Hier sind die Produkte aus der zentralen Datenbank der Marke aufgeführt. Wird das gewünschte Produkt unter (2) nicht angezeigt? Wählen Sie es aus dieser Liste, wenn es hier zu finden ist.
Ist die gewünschte Produktnummer in der Datenbank noch nicht vorhanden? Verwenden Sie dazu einfach den grünen Button.
6. Klicken Sie auf die Option/Artikel, die Sie hinzufügen möchten.
7. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie die passende Artikelgruppe auswählen. Möchten Sie eine neue Artikelgruppe erstellen? Klicken Sie dazu im linken Menü auf die entsprechende Option.uppe erstellen?
8. Tragen Sie die erhaltene (und bestellte) Menge ein.
9. Geben Sie den Verkaufspreis inkl. MWST (VK brutto) ein. Verwenden Sie dabei den Punkt als Dezimaltrennzeichen.
10. Geben Sie den Einkaufspreis ohne MWST (EK netto) ein, ebenfalls mit Punkt als Dezimaltrennzeichen.
Die weiteren Felder können bei Bedarf jetzt oder zu einem späteren Zeitpunkt ausgefüllt werden.
11. Klicken Sie auf "Speichern", um die Eingaben zu sichern.
Produkte Hinzufügen und ändern
Nach dem Speichern (Schritt 11) wird das Produkt in der Regel hinzugefügt.
- Klicken Sie auf das Symbol "Auge", um das Produkt wieder zu öffnen, um zu ändern.
- Klicken Sie nach dem Ändern erneut auf "Speichern".
Produkte nach dem Hinzufügen entfernen
- Klicken Sie auf das Symbol "Mülleimer", um das Produkt aus der Bestellung zu entfernen.
Klicken Sie über den Produkten auf den Schalter "Gelöschte Produkte anzeigen", um entfernte Produkte anzuzeigen.
Durch Klicken auf das Symbol 'Rückgabe' wird das Produkt der Bestellung hinzugefügt.
Denken Sie daran, die Nummer des Produkts erneut hinzuzufügen.
Bestellung abschließen und an Lieferanten senden
Der Wareneingang
Prismanote bietet Ihnen drei Möglichkeiten den Wareneingang / Lieferung einzugeben und zu buchen
- Wareneingang eingeben basierend auf einer vorhandenen Bestellung
- Wareneingang / Lieferung eingeben manuell
- Wareneingang / Lieferung eingeben über die EDI Schnittstelle
Wareneingang eingeben mit vorhandener Bestellung
Sie haben Ware mit einem Lieferschein oder einer Einkaufsrechnung erhalten. Wählen Sie im linken Menü die Seite "Bestellungen" aus.
Klicken Sie auf Bestellungen mit dem Symbol 
In dieser Ansicht sind alle Bestellungen sowie deren Status einsehbar. Geben Sie die Bestellnummer oder den Anbieter in das Suchfeld ein. Die Bestellnummer 4713 hat den Status "Bestellt", jedoch ohne Wareneingang. Klicken Sie auf "Anzeigen", um den Wareneingang zu buchen.
Nachdem Sie die Bestellung über den Button „Anzeigen“ aufgerufen haben, lässt sich der Wareneingang buchen.
Wareneingang manuell eingeben
Wareneingang über EDI Schnittstelle
Zusätzliche Rabatte und Kosten buchen
Bei der Bestellung ist es auch möglich, einen Zahlungsrabatt oder zusätzliche Kosten zu buchen.
- Scrollen Sie zum unteren Teil der Bestellung.
- Geben Sie die gewünschten Beträge ein.
- Klicken Sie auf den grünen Button "Zahlungsrabatt auf jeden Datensatz anwenden".
Seriennummer hinzufügen
Möchten Sie jedem Produkt eine eindeutige Seriennummer geben?
- Klicken Sie auf den Button "Seriennummer", nachdem ein Produkt zur Bestellung hinzugefügt wurde. Sie können so oft wie die "bestellte Nummer" des Produkts klicken.
- Geben Sie die Seriennummer in das Feld ein.
- Klicken Sie auf den Button "Speichern", nachdem die Seriennummern hinzugefügt wurden. Sie können es dann erneut bearbeiten.
Produkte buchen und Lagerbestand erhöhen
Nach Erhöhung des Lagerbestands kann die Bestellung nicht mehr angepasst werden.
12. Alle Produkte gebucht? Überprüfen Sie gegebenenfalls die Preise und Zahlen auf der Bestellung.
13. Klicken Sie oben auf die Schaltfläche "Erhöhen" und klicken Sie auf die Option "Lagerbestand erhöhen".
Diese Bestellung hat dann den Status 'gerundet' und kann nicht mehr angepasst werden. Machen Sie eine Kreditrechnung und eine neue Bestellung, um Lageränderungen vorzunehmen.
Etiketten drucken
14. Klicken Sie oben auf die Schaltfläche "Aufdruck", um die Etiketten aller Produkte auf der Bestellung auszudrucken.
Durch Klicken auf den Button für Drucken hinter dem jeweiligen Produkt kann ein Etikett gedruckt werden.
Es erscheint ein neues Fenster.
15. Passen Sie bei Bedarf die Nummer an und wählen Sie das gewünschte Etikettenlayout aus.
16. Klicken Sie auf den grünen Button 'Drucken'.
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