Factuur van inkooporder uploaden / inlezen

Factuur van inkooporder uploaden / inlezen




Werkt u met een digitale factuur (een .TXT , een .XML of een .DAT bestand) of heeft u een PDF factuur ontvangen? U boekt deze gemakkelijk in. Een ingescande pdf werkt niet.


Lijst van leveranciers die een TXT aanbieden:

  • Fossil
  • Gisser
  • Kasius
  • Luckerath
  • PDA Group
  • Rebel& Rose
  • Seiko Watch Europe BV
  • Vroemen Trading
  • Venson Amsterdam
  • Ti Sento
  • Weisz Group
  • Coeur de Lion


1. Klik in het menu onder ‘Inkooporders’ op ‘Bestand uploaden’



2. Klik op de knop om aan te geven om welk formaat bestand het gaat.



3. Zoek en selecteer de gewenste leverancier in het veld dat verschijnt.
4. Klik op de tekst 'Selecteer het bestand'



5. Selecteer het bestand op de computer en wacht tot het volgende scherm verschijnt.



Het is afhankelijk van het bestand hoe de kolommen worden ingedeeld. Daarom kunnen de benodigde acties per factuur verschillen. Wordt de informatie niet netjes weergegeven en gaat het om een factuur die de leverancier altijd zo aanlevert? Stuur het bestand met uitleg naar support@prismanote.com . Ons ontwikkelteam kan vervolgens aanpassingen doorvoeren voor facturen van deze specifieke leverancier.

Uitleg interface:
- In de eerste rij kan het type van de kolom worden geselecteerd.
- Via het veld 'Kiezen' en de knop 'Actie toepassen' kan u direct aanpassingen in bulk doorvoeren.
- Door enkele kolommen of rijen te selecteren worden de bulk aanpassingen op deze gegevens doorgevoerd.

6. Klik bovenaan de kolom op het veld om het juiste gegeven te selecteren. 
Productnummer, aankoopprijs, hoeveelheid en artikelomschrijving (naam) zijn verplicht.



7. Klik bovenaan op de knop 'Kiezen' en klik op 'Tekst opschonen'.
8. Klik vervolgens op de knop 'Actie toepassen'




Het kan voorkomen dat de verkoopprijs of inkoopprijs wordt weergegeven zonder punt of komma. 
Onderneem daarom de volgende stap.

9. Selecteer de optie 'Punten toevoegen aan prijskolom' en klik op de knop 'Actie toepassen'.



Er worden dan punten toevoegd voor de twee decimalen.

Met de opties 'Markeer records als...' is het ook nog mogelijk om diverse rijen als verzendkosten of cadeau/displayverpakking te selecteren.

10. Zijn de kolommen correct? Klik rechts bovenin op de groene knop 'Volgende'.

11. Een nieuw scherm verschijnt. Vul eventueel de extra velden (Verzendkosten, Geschenkverpakking enz.) in.
12. Selecteer het merk achter het product. Door van boven naar beneden te werken, kunnen eenvoudig verschillende merken worden toegevoegd.



Staat het juiste merk er nog niet tussen? Klik op de tekst 'Mijn merk staat er niet bij' en open PrismaNote in een nieuw tabblad. Voeg vervolgens het merk alsnog toe bij Winkelinstellingen.

13. Klik bovenaan op de knop 'Volgende'
14. Een nieuw scherm verschijnt. Controleer eventueel de schakelaars, maar in de meeste gevallen kan u direct klikken op 'Volgende'
15. Selecteer het merk achter het product. Door van boven naar beneden te werken, kunnen eenvoudig verschillende artikelgroepen worden toegevoegd.



Staat de juiste artikelgroep er nog niet tussen? Klik op de tekst 'Mijn artikelgroep staat er niet bij' en open PrismaNote in een nieuw tabblad.  Voeg vervolgens de artikelgroep alsnog toe.

16. Klik bovenaan op de knop 'Importeren'
17. Wacht totdat stap 4 is ingeladen. Controleer vervolgens of het systeem de producten wil matchen met de juiste database producten. 
Als er geen resultaat staat, kan u nog proberen om het productnummer aan te passen en op het zoek icoon te drukken onder 'manual search'.




18. Selecteer alle producten door op het bovenste selectie veld te klikken. Eventueel kan u vervolgens nog producten niet selecteren die u niet wilt koppelen aan het database product.
19. Klik op de knop 'Verbinden'
20. Er kan een extra venster verschijnen dat het productnummer nog niet correct is opgebouwd. Controleer eventueel of dit het geval is en klik vervolgens op 'OK'.
21.  Wacht totdat het laadincoon is gestopt (met het verbinden van de producten) en totdat stap '5. Om te bestellen' oranje is gekleurd. Klik vervolgens op deze knop.



Nu verschijnt de inkooporder om eventueel nog iets aan te passen, de voorraad op te hogen en etiketten te printen. Zie het volledige proces in dit helpartikel over product inboeken.






    • Related Articles

    • Inkooporder op basis van minimale voorraad en verkoop

      Het is mogelijk om een inkooporder te genereren op basis van minimale voorraad en de verkoop in een specifieke periode. Let op: deze bestellijst toont geen bestelde producten die nog niet op voorraad zijn gezet. Kijk dus naar inkooporders in de ...

    • Inkooporder crediteren en terugboeken

      Wilt u een inkooporder ongedaan maken? Neem de volgende stappen. 1. Klik in het menu op 'Inkooporders'. 2. Zoek de betreffende inkooporder. 3. Klik op 'Bekijken' achter de betreffende inkooporder. 4. Klik bovenin op de knop 'Terugbetaling' 5. De ...

    • Inkooporder maken en producten inboeken

      Inkooporder maken 1. Klik in het menu op 'Inkooporders'. 2. Klik op 'Nieuw'. 3. Zoek en selecteer de gewenste leverancier of klik op de knop 'Geen/intern' als u producten wilt toevoegen die u zelf maakt. Het is belangrijk dat de leverancier ook is ...

    • Toevoegen van merken en leveranciers

      Toevoegen van merken en leveranciers om producten in te boeken Een merk toevoegen is essentieel om de productinformatie van de leverancier (zoals beschrijvingen en foto’s) te vinden in de centrale database. Doe dit dus altijd voordat u de producten ...

    • Eigen producten maken

      Maakt u zelf producten of gaat het om andere producten zonder leverancier? Doorloop onderstaande stappen. U boekt deze producten ook in via een inkooporder. Inkooporder maken 1. Klik in het menu op 'Inkooporders'. 2. Klik op 'Nieuw'. 3. Klik op de ...