Buchhaltung mit PrismaNote – Kassenbuch, DATEV & Finanzbuchhaltung für Juweliere

Buchhaltung erklärt

Grundlagen der Buchhaltung

Ein Leitfaden für neue Mitarbeiter bei Juwelier Otto Max

Juwelier Otto Max hat vor einem Jahr sein erstes Geschäft eröffnet. Der Erfolg ließ nicht lange auf sich warten: Eine zweite Filiale kam hinzu, Fahrzeuge wurden angeschafft und neue Mitarbeiter eingestellt. Mit dem Wachstum wuchs auch die Verantwortung, den Überblick über Geld, Waren und Schulden zu behalten.
Sein Steuerberater, Herr Moritz, empfiehlt daher dringend: eine saubere und nachvollziehbare Buchhaltung.

Warum Buchhaltung wichtig ist

Buchhaltung bedeutet, alle finanziellen Vorgänge eines Unternehmens systematisch zu erfassen. Dazu gehören:

  • Einnahmen aus Verkäufen
  • Ausgaben für Waren, Miete, Löhne und Fahrzeuge
  • Bestände an Ware, Bargeld und Bankguthaben
  • Schulden und offene Rechnungen

Buchhaltung beantwortet zentrale Fragen:

  • Wie viel Geld ist im Unternehmen?
  • Womit wird Geld verdient?
  • Welche Kosten fallen an?
  • Wie hoch ist Gewinn oder Verlust?

Zusätzlich ist Buchhaltung gesetzlich vorgeschrieben. Alle Buchungen müssen vollständig, richtig, zeitnah und unveränderbar dokumentiert werden (GoBD).

Die Rolle von PrismaNote in der Buchhaltung

PrismaNote ist das System, in dem die täglichen Geschäftsvorfälle entstehen – insbesondere an der Kasse und im Warenbestand.

Die Software erfasst unter anderem:

  • Artikel mit Einkaufs- und Verkaufskonten
  • Kasse, Bank und verschiedene Zahlungsarten
  • Steuerkonten
  • Kunden- und Lieferantenkonten
  • Lagerbewegungen (Zugang, Abgang, Bestand)
  • Kassenbuchvorgänge

Jeder Verkauf, jede Zahlung und jede Warenbewegung wird automatisch korrekt kontiert (Soll an Haben bzw. Konto an Gegenkonto).
Ziel ist eine lückenlose, prüfungssichere Buchhaltung, ohne manuelle Nacharbeit.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

PrismaNote ersetzt nicht den Steuerberater, sondern liefert ihm strukturierte Daten.

Der Steuerberater:

  • prüft Buchungen
  • erstellt Umsatzsteuervoranmeldungen
  • erstellt Jahresabschluss, Bilanz und GuV
  • übernimmt die Kommunikation mit dem Finanzamt

Dank der strukturierten Buchungen aus PrismaNote muss Herr Moritz keine Belege einzeln erfassen, sondern arbeitet direkt mit den Buchungsdaten.

Belegprinzip – ohne Beleg keine Buchung

Jede Buchung benötigt einen Beleg. Dazu zählen:

  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Kassenbons
  • Kontoauszüge
  • Lohnabrechnungen
  • Steuerbescheide

Belege, die zu Buchungen geführt haben, müssen 10 Jahre aufbewahrt werden und dürfen nicht gelöscht werden.

Vermögen und Schulden – die Bilanz

Um die wirtschaftliche Lage von Juwelier Max darzustellen, wird eine Bilanz erstellt.
Sie zeigt zu einem bestimmten Stichtag:

  • was dem Unternehmen gehört
  • wie dieses Vermögen finanziert wurde

Die Bilanz besteht aus Aktiva und Passiva. Beide Seiten müssen immer den gleichen Wert haben (Bilanzgleichgewicht).

 Aktiva – Vermögensseite der Bilanz (SKR03)

Aktiva zeigen wo das Geld im Unternehmen steckt.

Anlagevermögen

  • 0 – Immaterielle Vermögensgegenstände
    (z. B. Software, Lizenzen)
  • 1 – Sachanlagen
    (Ladeneinrichtung, Maschinen, Fahrzeuge)
  • 2 – Finanzanlagen
    (Beteiligungen, langfristige Geldanlagen)

Umlaufvermögen

  • 3 – Vorräte / Warenbestände
    (Schmuck, Gold, Rohstoffe, Handelswaren)
  • 4 – Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände
    (offene Kundenrechnungen)
  • 5 – Liquide Mittel
    (Kasse, Bank, Schecks)

Aktive Rechnungsabgrenzung

  • 9 – Aktive Rechnungsabgrenzungsposten
    (vorausbezahlte Kosten, z. B. Miete oder Versicherungen)

Passiva – Kapital- und Schuldenseite der Bilanz (SKR03)

Passiva zeigen woher das Geld stammt.

Eigenkapital

  • 8 – Eigenkapital
    (Einlagen, Entnahmen, Jahresgewinn oder -verlust)

Rückstellungen

  • 7 – Rückstellungen
    (z. B. Steuern, Urlaub, ausstehende Rechnungen)

Verbindlichkeiten

  • 6 – Verbindlichkeiten
    (Lieferanten, Banken, Finanzamt)

Passive Rechnungsabgrenzung

  • 9 – Passive Rechnungsabgrenzungsposten
    (Einnahmen für Leistungen, die erst später erbracht werden)

 Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Die GuV zeigt für einen Zeitraum (z. B. ein Jahr):

  • Erlöse aus Verkäufen
  • minus Kosten
  • ergibt Gewinn oder Verlust

Der Gewinn oder Verlust verändert das Eigenkapital in der Bilanz. Die GuV ist Teil der Bilanz.

Soll und Haben – warum jede Buchung zwei Seiten hat

Alle Geschäftsvorfälle werden auf Konten gebucht. Jedes Konto hat eine Soll- und eine Habenseite.

Grundregeln:

  • Aktivkonten: Zugang im Soll, Abgang im Haben
  • Passivkonten: Zugang im Haben, Abgang im Soll

Beispiele

  • Einzahlung von Bank in die Kasse
    → Kasse an Bank 1.000 €
  • Zahlung einer Lieferantenrechnung
    → Verbindlichkeiten an Bank 500 €

So bleibt die Buchhaltung jederzeit ausgeglichen.

Zusammenfassung für neue Mitarbeiter

  • Jeder Vorgang zählt
  • Jede Buchung braucht einen Beleg
  • PrismaNote sorgt für korrekte Kontierung
  • Der Steuerberater wertet aus
  • Saubere Buchhaltung schützt das Unternehmen

Aktiva und Passiva - Alles was du wissen solltest im sevdesk Lexikon

 PrismaNote-Juwelier-Kontenlogik (SKR03) – mit Standardverkäufen, Anzahlungen, Gutscheinen und Reparaturen.

Weiterhin gilt: 1000 Kasse, 1360 Geldtransit, keine Buchungen an 1200 Bank in der Kasse

PrismaNote – Standardkonten für Juweliere

Verkäufe · Anzahlungen · Gutscheine · Reparaturen (SKR03)

Diese Konten gelten zusätzlich zu Altgold (§25a), Anlagegold (§25c) und Scheideanstalt (§13b) und bilden den klassischen Juwelier-Alltag ab.

4️⃣ Standardverkäufe Schmuck & Uhren (19 % USt)

Erlöskonten (SKR03 – Beispiele)

  • 8400 Erlöse Schmuck 19 % USt
  • 8401 Erlöse Uhren 19 % USt

(Trennung empfohlen für Auswertung & Statistik)

Beispielbuchungen

Barverkauf Schmuck

1000 Kasse an 8400 Erlöse Schmuck 19 %

EC-/Kartenzahlung Uhr

1360 Geldtransit an 8401 Erlöse Uhren 19 %

5️⃣ Anzahlungen 19 % USt

(z. B. Sonderanfertigung, Trauringe, Uhr bestellt)

Wichtige Logik

  • Anzahlung = noch kein Umsatz
  • USt entsteht erst bei Einlösung / Endrechnung

Konten (SKR03)

Anzahlungen (Passiva!)

  • 1710 Erhaltene Anzahlungen 19 % USt
  • 1711 Erhaltene Anzahlungen 7 % USt (falls relevant)

Erlöse

  • 8400 Erlöse Schmuck 19 % USt
  • 8401 Erlöse Uhren 19 % USt

Beispielbuchungen

Anzahlung angenommen (EC/Karte)

1360 Geldtransit an 1710 Erhaltene Anzahlungen 19 %

Anzahlung bei Abholung einlösen

1710 Erhaltene Anzahlungen 19 % an 8400 Erlöse Schmuck 19 %

➡️ PrismaNote muss Anzahlung und Einlösung zwingend trennen.

6️⃣ Geldgutscheine

Verkauf & Einlösung

Besonderheit

  • Verkauf Gutschein = kein Umsatz, 0 % USt
  • USt entsteht erst bei Einlösung, je nach Leistung

Konten (SKR03)

Gutscheine (Passiva!)

  • 1740 Verbindlichkeiten aus Gutscheinen
  • 1741 Gutscheine nicht eingelöst

Erlöse bei Einlösung

  • 8400 Erlöse Schmuck 19 %
  • 8401 Erlöse Uhren 19 %
  • 4400 Reparaturen 19 % (siehe unten)

Beispielbuchungen

Gutscheinverkauf (bar oder Karte)

1000 Kasse / 1360 Geldtransit an 1740 Gutscheine

Gutschein-Einlösung (z. B. Schmuckkauf)

1740 Gutscheine an 8400 Erlöse Schmuck 19 % 

7️⃣ Reparaturen (Verkauf 19 % USt)

Typische Fälle

  • Schmuckreparatur
  • Uhrenservice
  • Batteriewechsel
  • Aufarbeitung / Polieren

Konten (SKR03)

Erlöse Reparaturen

  • 4400 Erlöse Reparaturen 19 %
  • 4401 Erlöse Serviceleistungen 19 %

Aufwand (falls Fremdleistung)

  • 3120 Fremdleistungen Reparaturen
  • 5900 Werkstattkosten

Beispielbuchungen

Reparatur bar bezahlt

1000 Kasse an 4400 Erlöse Reparaturen 19 %

Reparatur per EC

1360 Geldtransit an 4400 Erlöse Reparaturen 19 %

Altgold · Anlagegold · Scheideanstalt (SKR03)

Zahlweg: 1360 Geldtransit (statt Bank)
Hauptkonto: 1000 Kasse

1️⃣ Altgold / Vintage-Schmuck

Differenzbesteuerung nach §25a UStG

Besonderheit

  • Einkauf ohne Vorsteuer
  • Verkauf Differenzbesteuerung
  • Umsatzsteuer nicht offen ausgewiesen 

Typische Konten (SKR03)

Waren / Bestand

  • 3030 Altgold / Gebrauchtwaren Bestand
  • 3035 Vintage-Schmuck Bestand

Erlöse (Differenzbesteuert)

  • 8405 Erlöse §25a UStG 19 %
  • 8406 Erlöse §25a UStG 7 % (falls relevant)

Aufwand / Ankauf

  • 5400 Wareneingang §25a UStG
  • 5410 Ankauf Altgold bar

Beispielbuchungen

Altgold-Ankauf bar

3030 Altgoldbestand an 1000 Kasse

Verkauf Vintage-Schmuck bar

1000 Kasse an 8405 Erlöse §25a

EC- / Kartenverkauf

1360 Geldtransit an 8405 Erlöse §25a

2️⃣ Anlagegold

Steuerfrei nach §25c UStG

Besonderheit

  • Steuerfrei bei ≥ 995/1000 Feingehalt
  • Keine Umsatzsteuer im Verkauf
  • Strikte Trennung von normaler Handelsware

Typische Konten (SKR03)

Waren / Bestand

  • 3040 Anlagegold Bestand
  • 3045 Goldbarren / Anlagemünzen

Erlöse steuerfrei

  • 8120 Erlöse steuerfrei §25c UStG
  • 8125 Erlöse Anlagegold Ausland (falls genutzt)

Einkauf

  • 5420 Wareneingang Anlagegold
  • 5425 Ankauf Goldbarren

 Beispielbuchungen

Ankauf Goldbarren (Überweisung → Geldtransit)

3040 Anlagegoldbestand an 1360 Geldtransit

Verkauf Anlagegold (EC/Karte)

1360 Geldtransit an 8120 Erlöse steuerfrei §25c

3️⃣ Scheideanstalt / Goldscheideanstalt

Reverse-Charge nach §13b UStG

Besonderheit

  • Rechnung ohne Umsatzsteuer
  • Steuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über
  • USt/VSt nur buchhalterisch, nicht zahlungswirksam

Typische Konten (SKR03)

Aufwand

  • 3125 Fremdleistungen §13b
  • 5900 Scheidekosten

Steuerkonten

  • 1577 Vorsteuer §13b
  • 1777 Umsatzsteuer §13b

Verbindlichkeiten

  • 3300 Verbindlichkeiten aus L&L
  • 3310 Verbindlichkeiten Scheideanstalt

Beispielbuchungen

Eingangsrechnung Scheideanstalt

3125 Fremdleistungen §13b an 3300 Verbindlichkeiten

1577 Vorsteuer §13b an 1777 Umsatzsteuer §13b

Zahlung an Scheideanstalt (über Zahlungsdienstleister)

3300 Verbindlichkeiten an 1360 Geldtransit

4️⃣ Zentrale Zahlungslogik in PrismaNote

  • Barzahlung → 1000 Kasse
  • EC / Kreditkarte / Onlinezahlung → 1360 Geldtransit
  • Kein direktes Bankkonto in der operativen Buchung
  • Bankbewegungen erfolgen außerhalb von PrismaNote (über Steuerberater)

Merksatz für Mitarbeiter 🧠

  • Altgold = Marge (§25a)
  • Anlagegold = steuerfrei (§25c)
  • Scheideanstalt = Reverse-Charge (§13b)
  • Kasse = 1000, Kartenzahlung = 1360


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