Inleiding

Hoeven er geen producten geïmporteerd te worden (enkel klanten, transacties, cadeaukaarten of reparaties)? Volg dan de stappen van de implementatie zonder import.

Alle stappen van een succesvolle start

Hieronder wordt per stap meer uitleg gegeven.

- Vanaf dit moment gebruikt u nog de kassa functie van uw oude systeem, maar boekt u geen nieuwe inkomende artikelen meer in het oude systeem.
- Zodra de basisgegevens erin zitten, krijgt u bericht om verder te gaan met stap 11.

1. U krijgt een inlog van PrismaNote

U krijgt een inlog voor www.prismanote2.com. Nog niet ontvangen? Mail naar support@prismanote.com

Hardware nodig? Bestel en ontvang de hardware in overleg met onze vertegenwoordiger. Voor het systeem is geen aparte server nodig, maaar bijvoorbeeld een oude labelprinter kan storing geven.

2. Vul een kort formulier in voor het etiket en kassabon

Samen met PrismaNote Support moeten de kassabon, bestelbon, reparatiebon en het artikel label worden ingesteld. Vul hiervoor dit formulier in voor Support.

3. Invullen van bedrijfsgegevens

1. Klik in het menu op 'Winkelinstellingen'

2. Vul onder tabblad 'Algemene instellingen' de gegevens in van de sectie Winkel, Geaddresseerde post en Adres en upload onderaan het logo. Dit verschijnt in e-mails en op de bonnen.

Met het ingevulde e-mailadres worden de e-mails verstuurd vanuit de geselecteerde winkel. Klik op de knop ‘Verify’ erachter om de bezorging van de e-mails te verbeteren. Voeg deze waardes toe aan het domein waar het ingevulde e-mailadres bij hoort (bijvoorbeeld info@juwelierbos.nl hoort bij het domein juwelierbos.nl). U kan deze gegevens ook doorsturen naar de support van uw hostingprovider om deze toe te voegen.

Optioneel: bekijk de andere tabbladen van Winkelinstellingen om naar eigen wens in te stellen. Sommige onderdelen komen hieronder terug. Meer uitleg van alle Winkelinstellingen

6. Maak sneltoetsen in de kassa

Maak de gewenste snelknoppen aan in de kassa. Dit is het stappenplan Snelknoppen aanmaken

Bestaat de artikelgroep nog niet? Vink dan ook de checkbox ‘Artikelgroep maken’ aan bij stap 7 in het help artikel.

7. Maak de gewenste betaalmethoden in de kassa

Activeer de gewenste standaard betaalmethoden en maak eventueel extra betaalmethoden aan met dit stappenplan.

8. Werkstations aanmaken

Het beste kan elk apparaat een eigen naam krijgen om bijvoorbeeld printers aan te sturen. Dit noemen we in PrismaNote een werkstation.

Maak per apparaat een werkstation aan met het stappenplan.

Installeer ook het programma Printhelper op de computers waar de printers aan zijn gekoppeld met dit stappenplan.

9. Cursus doen

Alle medewerkers doen de kassa cursus (Dit is de link)

De medewerkers van inkoop doen de inkoop cursus (Dit is de link).

10. Export en import van basisgegevens

De export van de gegevens uit uw oude systeem wordt gedaan door mee te kijken via Anydesk (Download alvast gratis het programma op de kassa)

- Vanaf dit moment gebruikt u nog de kassa functie van uw oude systeem, maar boekt u geen nieuwe inkomende artikelen meer in het oude systeem.
- Zodra de basis gegevens erin zitten, krijgt u bericht om verder te gaan met stap 11.

11. Start met het werken in PrismaNote

Er zitten enkele uren tussen het exporteren en importeren van de basisgegevens (van producten, klanten en openstaande reparaties). Als dit erin staat, moet direct worden begonnen met het uitboeken via de kassa en het inboeken via inkooporders (stap 11) en het koppelen van leveranciers (stap 12). De laatste verkopen (die zijn gedaan tussen het exporteren en importeren) kunnen ook handmatig in PrismaNote worden gezet om geen voorraadverschil te hebben. We adviseren dus om voor de import de cursus gedaan te hebben.

Dus:

- Gebruik vanaf nu de PrismaNote kassa

- Zet alle transacties in PrismaNote die zijn gedaan vanaf het download moment.

- Boek vanaf dit moment de inkomende artikelen in PrismaNote (doe hiervoor stap 12).

We kunnen de aanvullende gegevens (historische transacties, afgeronde reparaties, meer productgegevens en opmerkingvelden bij klanten) pas importeren, als is gestart met het verkopen via de kassa. Het kan tot 4 dagen duren voordat dit is geïmporteerd, omdat het afhankelijk is van de hoeveelheid data.

12. Koppel eenmalig de leveranciers

Als het vorige kassasysteem is geïmporteerd, staan ook alle leveranciers in het systeem. Echter hebben leveranciers een eigen account in PrismaNote. Daarom moet de geïmporteerde leverancier eenmalig worden gekoppeld met het officiële account van de leverancier. Volg dit stappenplan.

Wie trekt de kar?

Deze rol is essentieel voor een vlekkeloze overstap. Daarom extra tips voor deze functie:

1. Zorg dat iedereen vanaf het begin is betrokken en niet op een ‘lopende trein’ hoeft te springen.
2. Zorg dat u het systeem zelf ook begrijpt. Kijk vervolgens hoe de huidige manier van werken past binnen het nieuwe systeem.
3. Zorg dat elke medewerker begrijpt welke processen er (iets) anders zullen verlopen en hoe.
4. Zorg dat alle bovenstaande stappen worden afgevinkt.
5. Blijf in controle door niet voor alle karretjes gespannen te worden. Laat medewerkers ook contact opnemen met onze Support voor vragen.
6. Creëer een duidelijk beeld van de tijdsplanning en communiceer dit intern.
7. Geef iedereen voor de implementatiedatum voldoende tijd om te wennen en maak duidelijk waarom de verandering nodig is.

Extra tips om met het systeem te werken

1. Als u iets niet begrijpt en u komt niet uit de handleiding en video’s, neem contact op met support.
2. Leren is zoveel mogelijk doen, want omschakelen naar een nieuw systeem is altijd wennen. Het werkt iets anders dan Jupa of DiamondR.
3. Bekijk regelmatig de updates in het helpcentrum.
4. Geef elke klant een naam in het systeem en stel uzelf ook voor aan de klant.
5. Het online weergeven van de producten en het verzamelen van klantgegevens maakt voor ons als juwelier echt het verschil. Dus ga hier zo snel mogelijk mee aan de slag.

Yes! U kan nu starten met efficiënter werken, het verzamelen van klantgegevens en het doen van marketing. Nog onduidelijkheden? Neem contact op of raadpleeg de handleiding.

U kan ook meer lezen over interessante onderwerpen:

1. Waarom klantgegevens noteren in plaats van ‘Balie-klant’ gebruiken?
2. Contactmomenten om het verschil te maken
3. 3 tips voor een goede voorraad optimalisatie
4. Online marketing: een content plan voor u als juwelier

Support nodig?

2. Bekijk het helpcentrum ook op support.prismanote.com

3. WhatsApp ons op +31 88 20 22 522 (We kunnen tot 24 uur na uw bericht reageren).

4. Stuur uw email naar support@prismanote.com

5. Bel ons op +31 88 20 22 522 tussen 8:30 en 17:30 uur (op zaterdag gelieve alleen bellen in noodgevallen).