Winkelsysteem met import
Inleiding
Gaat u starten met PrismaNote en wordt uw huidige winkelsysteem overgezet?
Doorloop dit implementatieproces voor een soepele overstap.
Hoeven er geen producten geïmporteerd te worden (enkel klanten, transacties, cadeaukaarten of reparaties)? Volg dan de stappen van de implementatie zonder import.
Alle stappen van een succesvolle start
Doorloop nu de implementatie stappen om te beginnen.
Hieronder wordt per stap meer uitleg gegeven.
1. Vul de formulieren in die u via email hebt ontvangen
2. Zet de datums voor training in uw agenda
3. Project overleg met de projectleider
4. Installatie en training door support team
5. Zelfstudie door alle medewerkers
6. U krijgt een inlog van PrismaNote
7. Voeg uw merken en leveranciers toe
8. De export uit uw oude systeem wordt gedaan door mee te kijken via Anydesk (Download alvast gratis het programma op de kassa)
- Vanaf dit moment gebruikt u nog de kassa functie van uw oude systeem, maar boekt u geen nieuwe inkomende artikelen meer in het oude systeem.
- Zodra de basisgegevens erin zitten, krijgt u bericht om verder te gaan met stap 8.
- Zodra de basisgegevens erin zitten, krijgt u bericht om verder te gaan met stap 8.
9. Gebruik vanaf nu de PrismaNote kassa en zet ook alle transacties die zijn gedaan vanaf het download moment in PrismaNote. Vanaf dit moment kunnen ook de inkomende artikelen worden ingeboekt in PrismaNote.
10. Koppel eenmalig de geïmporteerde leverancier aan de officiële leverancier.
11. Optioneel: Koppel uw artikelgroepen aan de juiste omzetgroep.
12. Optioneel: Koppel producten zonder match handmatig aan het officiële product.
1. Vul de formulieren in die u via email hebt ontvangen
Uw account moet zorgvuldig worden ingesteld, voordat u begint. U krijgt hiervoor de volgende 4 formulieren:
1. Bedrijfsgegevens: Controleer uw adres en enkele bedrijfsgegevens
2. Kassa voorkeuren: Vertel ons welke betaalmethoden, sneltoetsen en medewerkers u wilt instellen.
3. Printerinstellingen: Laat ons weten welke hardware, bonnen en etiketten u gebruikt.
4. Data overzetten: Vertel ons meer over uw huidige systeem, zodat we uw data goed overzetten.
Als een formulier is ingevuld, gaat het support team hiermee aan de slag.
2. Zet de datums voor training in uw agenda
U hebt een tweede email ontvangen met de planning van uw implementatie. Zo weet u precies wat u wanneer kunt verwachten.
Zet de afgesproken datums in uw agenda. Het is eventueel ook mogelijk om datums te wijzigen via de link.
3. Project overleg - verdieping met de projectleider
Bespreking gewenste kassa instellingen, medewerkers, betaalmethoden, sneltoetsen, printer instellingen bon en etiket instellingen.
Bevestiging training sessies en afstemming van datamigratie, website en PAY koppeling.
4. Installatie en training door support team
- Hardware levering
- Instellen van kassa (algemene instellingen, sneltoetsen, betaalmethoden, medewerkers) en printers
- Bouwen van de website / webshop
- 2x 1,5 uur online basis uitleg voor de startdatum
Hardware nodig? Bestel en ontvang de hardware in overleg met onze vertegenwoordiger. Voor het systeem is geen aparte server nodig, maaar bijvoorbeeld een oude labelprinter kan storing geven.
5. Zelfstudie door alle medewerkers
Alle medewerkers doen de kassa cursus (Dit is de link)
Dit is de complete handleiding van het systeem.
6. U krijgt een inlog van PrismaNote
7. Toevoegen van uw merken en leveranciers
Voeg al uw merken en leveranciers toe. Dit is belangrijk om direct toegang te krijgen tot de productinformatie van leveranciers. Bekijk hiervoor dit stappenplan.
8. Export en import van basisgegevens
De export van de gegevens uit uw oude systeem wordt gedaan door mee te kijken via Anydesk (Download alvast gratis het programma op de kassa)
- Vanaf dit moment gebruikt u nog de kassa functie van uw oude systeem, maar boekt u geen nieuwe inkomende artikelen meer in het oude systeem.
- Zodra de basis gegevens erin zitten, krijgt u bericht om verder te gaan met stap 9.
- Zodra de basis gegevens erin zitten, krijgt u bericht om verder te gaan met stap 9.
9. Start met het werken in PrismaNote
Er zitten enkele uren tussen het exporteren en importeren van de basisgegevens (van producten, klanten en openstaande reparaties). Als dit erin staat, moet direct worden begonnen met het uitboeken via de kassa en het inboeken via inkooporders (stap 11) en het koppelen van leveranciers (stap 12). De laatste verkopen (die zijn gedaan tussen het exporteren en importeren) kunnen ook handmatig in PrismaNote worden gezet om geen voorraadverschil te hebben. We adviseren dus om voor de import de cursus gedaan te hebben.
Dus:
- Gebruik vanaf nu de PrismaNote kassa
- Zet alle transacties in PrismaNote die zijn gedaan vanaf het download moment.
- Boek vanaf dit moment de inkomende artikelen in PrismaNote (doe hiervoor stap 12).
We kunnen de aanvullende gegevens (historische transacties, afgeronde reparaties, meer productgegevens en opmerkingvelden bij klanten) pas importeren, als is gestart met het verkopen via de kassa. Het kan tot 4 dagen duren voordat dit is geïmporteerd, omdat het afhankelijk is van de hoeveelheid data.
10. Koppel eenmalig de leveranciers
Als het vorige kassasysteem is geïmporteerd, staan ook alle leveranciers in het systeem. Echter hebben leveranciers een eigen account in PrismaNote. Daarom moet de geïmporteerde leverancier eenmalig worden gekoppeld met het officiële account van de leverancier. Volg dit stappenplan.
11. Koppelen van artikelgroepen en omzetgroepen
Als het vorige kassasysteem is geïmporteerd, staan ook al uw artikelgroepen in het systeem.
Volg eventueel dit artikelgroepen stappenplan om deze te bewerken en koppel de artikelgroepen aan de omzetgroepen met deze uitleg.
12. Optioneel: koppelen van producten
De productinformatie wordt compleet in het nieuwe systeem geïmporteerd. Automatisch wordt dit gematched met de centrale productdatabase (zodat u het product van de leverancier gebruikt en meer filters en foto’s zijn ingevuld). Het ligt aan de kwaliteit van de geïmporteerde data hoeveel producten er automatisch gematched kunnen worden. Heeft uw product bijvoorbeeld al een EAN nummer en het productnummer van de leverancier? Dan kan het systeem sneller een match vinden. Alle andere producten kan u (eenmalig) handmatig koppelen aan het officiële product.
Deze stap is vooral interessant als u aan de slag gaat om zoveel mogelijk producten op de webshop te tonen. Volg hiervoor deze stappen.
Wie trekt de kar?
Stap één is het aanstellen van een aanspreekpunt. Met een mooi woord ook wel de projectleider genoemd.
Deze rol is essentieel voor een vlekkeloze overstap. Daarom extra tips voor deze functie:
- Zorg dat iedereen vanaf het begin is betrokken en niet op een ‘lopende trein’ hoeft te springen.
- Zorg dat u het systeem zelf ook begrijpt. Kijk vervolgens hoe de huidige manier van werken past binnen het nieuwe systeem.
- Zorg dat elke medewerker begrijpt welke processen er (iets) anders zullen verlopen en hoe.
- Zorg dat alle bovenstaande stappen worden afgevinkt.
- Blijf in controle door niet voor alle karretjes gespannen te worden. Laat medewerkers ook contact opnemen met onze Support voor vragen.
- Creëer een duidelijk beeld van de tijdsplanning en communiceer dit intern.
- Geef iedereen voor de implementatiedatum voldoende tijd om te wennen en maak duidelijk waarom de verandering nodig is.
Extra tips om met het systeem te werken
Wellicht is het in de eerste weken nog wennen, voordat u van het systeem begint te houden. Dit zijn tips van juweliers die u voorgingen:
- Als u iets niet begrijpt en u komt niet uit de handleiding en video’s, neem contact op met support.
- Leren is zoveel mogelijk doen, want omschakelen naar een nieuw systeem is altijd wennen. Het werkt iets anders dan Jupa of DiamondR.
- Bekijk regelmatig de updates in het helpcentrum.
- Geef elke klant een naam in het systeem en stel uzelf ook voor aan de klant.
- Het online weergeven van de producten en het verzamelen van klantgegevens maakt voor ons als juwelier echt het verschil. Dus ga hier zo snel mogelijk mee aan de slag.
Yes! U kan nu starten met efficiënter werken, het verzamelen van klantgegevens en het doen van marketing. Nog onduidelijkheden? Neem contact op of raadpleeg de handleiding.
U kan ook meer lezen over interessante onderwerpen:
- Waarom klantgegevens noteren in plaats van ‘Balie-klant’ gebruiken?
- Contactmomenten om het verschil te maken
- 3 tips voor een goede voorraad optimalisatie
- Online marketing: een content plan voor u als juwelier
Support nodig?
1. In het menu van het systeem ziet u een knop ‘HELP’. Door hierop te klikken, kan u eenvoudig een chat starten of de kennisbank in het systeem bekijken. Ook kan u hier het meekijk programma ‘Anydesk’ downloaden.
2. Bekijk het helpcentrum ook op support.prismanote.com
3. Stuur uw email naar support@prismanote.com
4. Bel ons op +31 88 20 22 522 tussen 8:30 en 17:30 uur (op zaterdag gelieve alleen bellen in noodgevallen).
Related Articles
Winkelsysteem zonder import
Inleiding Gaat u starten met PrismaNote en hoeft er geen data uit een ander systeem te worden overgezet? Doorloop dit implementatieproces voor een soepele start. Alle stappen van een succesvolle start Doorloop nu de implementatie stappen om te ...Leveranciers koppelen (na import)
Een koppeling van leveranciers kan niet worden teruggedraaid. Leverancier koppelen met de bulk update 1. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Bulk updates' 2. Klik op het sub menu item 'Leveranciers & Merken koppelen' 3. Onder kolom 1 (Leverancier) ...Toegang in PrismaNote2 met KPN
Om PrismaNote te gebruiken op een netwerk met KPN verbinding dienen jullie gebruik te maken van de onderstaande Google Chrome Extentie: ...Belangrijkste verschillen PrismaNote 1 met 2 na migratie
Betaalmethoden Standaard voegen we de betaalmethoden PIN en Contant toe (naast bankbetaling). Wilt u de PIN verdelen in kaart soorten? Dan kunnen we hiervoor aparte knoppen aanmaken. In PrismaNote 1 drukte u eerst op PIN en vervolgens op de ...Inloggen in het systeem
Hoe installeer ik het kassasysteem op mijn computer? U hoeft het kassasysteem niet te installeren op de computer. Het systeem werkt volledig online. U hoeft ook geen aparte app te installeren. Wilt u een bon printen? Dan is het wel belangrijk om ons ...