Inleiding

Hardware nodig? Bestel en ontvang de hardware in overleg met onze vertegenwoordiger. Voor het systeem is geen aparte server nodig, maaar bijvoorbeeld een oude labelprinter kan storing geven.

2. Vul een kort formulier in voor het etiket en kassabon

Samen met PrismaNote Support moeten de kassabon, bestelbon, reparatiebon en het artikel label worden ingesteld. Vul hiervoor dit formulier in voor Support.

3. Invullen van bedrijfsgegevens

1. Klik in het menu op 'Winkelinstellingen'

2. Vul onder tabblad 'Algemene instellingen' de gegevens in van de sectie Winkel, Geaddresseerde post en Adres en upload onderaan het logo. Dit verschijnt in e-mails en op de bonnen.

Met het ingevulde e-mailadres worden de e-mails verstuurd vanuit de geselecteerde winkel. Klik op de knop ‘Verify’ erachter om de bezorging van de e-mails te verbeteren. Voeg deze waardes toe aan het domein waar het ingevulde e-mailadres bij hoort (bijvoorbeeld info@juwelierbos.nl hoort bij het domein juwelierbos.nl). U kan deze gegevens ook doorsturen naar de support van uw hostingprovider om deze toe te voegen.

Optioneel: bekijk de andere tabbladen van Winkelinstellingen om naar eigen wens in te stellen. Sommige onderdelen komen hieronder terug. Meer uitleg van alle Winkelinstellingen

4. Medewerkers aanmaken

Maak de medewerkers aan, zodat iedereen met zijn eigen naam werkt in het systeem. Dit is de handleiding.

5. Toevoegen van uw merken en leveranciers

Voeg al uw merken en leveranciers toe. Dit is belangrijk om direct toegang te krijgen tot de productinformatie van leveranciers. Bekijk hiervoor dit stappenplan.

6. Maak artikelgroepen (en omzetgroepen)

Met artikelgroepen en omzetgroepen krijgt u beter inzicht in de voorraad en verkoop. Maak deze eenmalig aan, zodat u hiermee eenvoudig producten kan inboeken. Volg dit artikelgroepen stappenplan om deze toe te voegen of te bewerken. Optioneel: hierin staat ook een link om omzetgroepen aan te maken. 

7. Maak sneltoetsen in de kassa

Maak de gewenste snelknoppen aan in de kassa. Dit is het stappenplan Snelknoppen aanmaken

Bestaat de artikelgroep nog niet? Vink dan ook de checkbox ‘Artikelgroep maken’ aan bij stap 7 in het help artikel.

8. Maak de gewenste betaalmethoden in de kassa

Activeer de gewenste standaard betaalmethoden en maak eventueel extra betaalmethoden aan met dit stappenplan.

9. Werkstations aanmaken

Het beste kan elk apparaat een eigen naam krijgen om bijvoorbeeld printers aan te sturen. Dit noemen we in PrismaNote een werkstation.

Maak per apparaat een werkstation aan met het stappenplan.

Installeer ook het programma Printhelper op de computers waar de printers aan zijn gekoppeld met dit stappenplan.

10. Cursus doen

Alle medewerkers doen de kassa cursus (Dit is de link)

De medewerkers van inkoop doen de inkoop cursus (Dit is de link).

11. Het gebruik van PrismaNote gaat van start.

1. Boek alle artikelen in door middel van een inkooporder en voorzie ze van een label. Hierdoor krijgt elk product een leverancier, een inkoopprijs en een verkoopprijs en is het eenvoudig om het product te verkopen. Elk artikel met onder andere een foto wordt automatische op de webshop getoond. Dit inboeken van alle artikelen kost tijd.

2. Dus vanaf de eerste dag dat er wordt ingeboekt, worden alle nog niet-ingeboekte artikelen verkocht middels een kassa sneltoets (stap 7 hierboven). Na het klikken op de sneltoets, kan een mooie omschrijving en de juiste prijs worden ingevuld.

3. Een artikel wat een label heeft (en dus is ingeboekt) wordt via de kassa bij de verkoop geselecteerd in plaats van de kassa-sneltoets te gebruiken. Dit is eenvoudig door de barcode op het label te scannen. Zo wordt het product uitgeboekt en wordt de voorraad direct bijgehouden.

Tijdens de eerste weken is het dus een combinatie van producten verkopen die zijn ingeboekt en die nog niet zijn ingeboekt. Dit werkt veel beter dan eerst alle producten in het systeem te zetten, omdat de verkoop doorgaat en de voorraad dan niet meer klopt.

Wie trekt de kar?

Stap één is het aanstellen van een aanspreekpunt. Met een mooi woord ook wel de projectleider genoemd. Wie begeleidt de implementatie?

Deze rol is essentieel voor een vlekkeloze overstap. Daarom extra tips voor deze functie:

1. Zorg dat iedereen vanaf het begin is betrokken en niet op een ‘lopende trein’ hoeft te springen.
2. Zorg dat u het systeem zelf ook begrijpt. Kijk vervolgens hoe de huidige manier van werken past binnen het nieuwe systeem.
3. Zorg dat elke medewerker begrijpt welke processen er (iets) anders zullen verlopen en hoe.
4. Zorg dat alle bovenstaande stappen worden afgevinkt.
5. Blijf in controle door niet voor alle karretjes gespannen te worden. Laat medewerkers ook contact opnemen met onze Support voor vragen.
6. Creëer een duidelijk beeld van de tijdsplanning en communiceer dit intern.
7. Geef iedereen voor de implementatiedatum voldoende tijd om te wennen en maak duidelijk waarom de verandering nodig is.

Extra tips om met het systeem te werken

Wellicht is het in de eerste weken nog wennen, voordat u van het systeem begint te houden.

1. Als u iets niet begrijpt en u komt niet uit de handleiding en video’s, neem contact op met support.
2. Leren is zoveel mogelijk doen, want omschakelen naar een nieuw systeem is altijd wennen. Het werkt iets anders dan Jupa of DiamondR.
3. Bekijk regelmatig de updates in het helpcentrum.
4. Geef elke klant een naam in het systeem en stel uzelf ook voor aan de klant.
5. Het online weergeven van de producten en het verzamelen van klantgegevens maakt voor ons als juwelier echt het verschil. Dus ga hier zo snel mogelijk mee aan de slag.

Yes! U kan nu starten met efficiënter werken, het verzamelen van klantgegevens en het doen van marketing. Nog onduidelijkheden? Neem contact op of raadpleeg de handleiding.

U kan ook meer lezen over interessante onderwerpen:

1. Waarom klantgegevens noteren in plaats van ‘Balie-klant’ gebruiken?
2. Contactmomenten om het verschil te maken
3. 3 tips voor een goede voorraad optimalisatie
4. Online marketing: een content plan voor u als juwelier

Support nodig?

1. In het menu van het systeem ziet u een knop ‘HELP’. Door hierop te klikken, kan u eenvoudig een chat starten of de handleiding in het systeem bekijken. Ook kan u hier het meekijk programma ‘Anydesk’ downloaden.

2. Bekijk het helpcentrum ook op support.prismanote.com

3. WhatsApp ons op +31 88 20 22 522 (We kunnen tot 24 uur na uw bericht reageren).

4. Stuur uw email naar support@prismanote.com

5. Bel ons op +31 88 20 22 522 tussen 8:30 en 17:30 uur (op zaterdag gelieve alleen bellen in noodgevallen).