Migratie van PrismaNote 1 naar 2
Inleiding
Uw winkel wordt binnenkort van PrismaNote 1 naar PrismaNote 2 overgezet.
Hiermee bieden we verbeterde functies en betere samenwerking met leveranciers.
Het kost ons meestal 25 uur om u over te zetten. Houdt er rekening mee dat het ook 10 uur van uw tijd vraagt.
Bekijk hieronder het complete stappenplan wat er gaat gebeuren.
Het is belangrijk dat u vanaf de dag voor de migratie, geen nieuwe producten meer inboekt in PrismaNote 1.
Van afgeronde reparaties die zijn gemaakt in PN1, kunnen de bonnen niet in PN2 worden uitgeprint (wel van historische transacties). Dit is wel mogelijk van openstaande reparaties en bestellingen en heeft te maken met de nieuwe architectuur voor het verwerken van transacties.
Doe vooraf de cursus
Voorkom frustratie en zorg dat het complete team de cursus heeft gedaan voordat de data wordt overgezet.
Bekijk de video's hier: support.prismanote.com/cursussen
Veel functies werken hetzelfde, maar sommigen net iets anders. Bijvoorbeeld het inboeken van nieuwe producten, het verwerken van een retour of het verzilveren van een cadeaukaart.
U kan ook de handleiding openen om direct specifieke uitleg te zien.
Alle stappen van een succesvolle migratie
Ontdek welke werkzaamheden voor u zullen worden uitgevoerd en wat u dient te doen.
Hieronder wordt per stap meer uitleg gegeven.
Voor de migratie
1. U krijgt een inlog van PrismaNote.
2. De kassa & winkelinstellingen worden overgenomen.
3. De printers worden ingesteld.
4. Medewerkers overzetten.
5. De website wordt opnieuw gemaakt in het nieuwe systeem.
Samenvatting wat u moet doen voor de migratie:
- Medewerkers rechten instellen. Bekijk handleiding. (Wij voegen de medewerkers toe, maar u kan zelf het 'rechten profiel' instellen en de PIN code instellen).
- E-mailadres verifiëren, als deze nog niet is goedgekeurd. Bekijk handleiding. (Als u het e-mailbeheer bij PrismaNote hebt ondergebracht, doen wij dit voor u).
- Gebruikt u het spaarpunten programma? Controleer de instellingen. U kan nu ook extra groepen en betaalmethoden naar wens uitsluiten. Bekijk handleiding.
- Zijn de betaalmethoden ingesteld, maar mist u er één? Dit is de handleiding.
Tijdens de migratie (vanaf de avond voor de afgesproken datum)
6. Migratie van de data.
7. Gebruik vanaf nu de PrismaNote 2 kassa. Vanaf dit moment kunnen ook de inkomende artikelen worden ingeboekt in PrismaNote 2.
8. Eenmalig koppelen van leveranciers.
9. Sneltoetsen verbetering doorvoeren.
10. Artikelgroepen koppelen aan omzetgroepen.
Samenvatting wat u moet doen tijdens/na de migratie:
- Maak een transactie en print alle bonnen. Aanpassingen nodig? Stuur een foto naar support@prismanote.com met de gewenste aanpassingen.
- Leveranciers koppelen die we nog niet hebben kunnen koppelen. (Zie stap 8).
- Instellen van marge bij Sneltoetsen (stap 9).
- Artikelgroepen koppelen aan omzetgroepen (stap 10).
1. U krijgt een inlog van PrismaNote
Gelieve het wachtwoord niet te wijzigen totdat de migratie is afgerond, zodat we alles goed kunnen overzetten en controleren.
2. De kassa & winkelinstellingen worden overgenomen
Via het menu 'Winkelinstellingen' worden de volgende gegevens overgenomen:
- Algemene instellingen: Winkel, Adres, Locatiebeheer, Logo.
- Kassa: laatste bonnummer, factuurnummer, zakjesnummer, standaard artikelgroep 'Bestellen' en 'Reparatie', Betaalmethoden.
- Werkstations
- Betalingsintegraties
- Spaarpunten programma
Voor de betaalmethoden, kijken we of u een PAY integratie hebt of niet. Is dit niet het geval, dan voegen we alle kaart opties (MasterCard, Maestro, Visa, Amex, VPAY, Fashion cheque, Fashion Giftcard, Overige kaart) als aparte knoppen toe. Mist u er één? Volg de handleiding of stuur een e-mail naar support@prismanote.com.
Wat u kan doen:
- E-mailadres verifiëren, als deze nog niet is goedgekeurd. Bekijk handleiding. (Als u het e-mailbeheer bij PrismaNote hebt ondergebracht, doen wij dit voor u).
- Gebruikt u het spaarpunten programma? Controleer de instellingen. U kan nu ook extra groepen en betaalmethoden naar wens uitsluiten. Bekijk handleiding.
- Controleer alle instellingen en pas ze naar wens aan. Meer uitleg van alle Winkelinstellingen
3. De printers worden ingesteld
Eventueel kan u via Winkelinstellingen ook zelf de printers instellen. Dit is de handleiding.
Ook kan hier (bij de sectie 'Afdruk instellingen') worden aangegeven of een bon automatisch moet worden gedownload, afgedrukt of worden gemaild.
4. Medewerkers overzetten
PrismaNote zal de medewerkers toevoegen, zodat u sneller van start kunt gaan.
Zelf kan u eventueel meer gegevens bij de medewerkers invullen, het rechten profiel wijzigen en nog de PIN codes toevoegen.
5. Nieuwe website maken
Heeft u een PrismaNote website? Dan maken we deze opnieuw in PrismaNote 2, zodat automatisch uw producten hier worden getoond.
De e-commerce functionaliteit is volledig vernieuwd. De website wordt op de dag na de migratie live gezet.
6. Migratie van de data
De avond voor de afgesproken migratiedatum, worden de producten, leveranciers, merken, klanten en sneltoetsen gemigreerd.
Dus dat is overgezet in de ochtend als de winkel open gaat. Vervolgens worden de historische transacties, reparaties en bestellingen en cadeaukaarten overgezet.
Dit duurt meestal tot begin van de middag afhankelijk van de winkel.
Het is belangrijk dat u vanaf de dag voor de migratie, geen nieuwe producten meer inboekt in PrismaNote 1.
7. Gebruik vanaf nu de PrismaNote 2 kassa
U kan nu producten inboeken in PrismaNote 2 en deze kassa gebruiken. Maak een transactie en print alle bonnen. Aanpassingen nodig? Stuur een foto naar support@prismanote.com met de gewenste aanpassingen.
8. Eenmalig koppelen van leveranciers
De leverancier krijgt ook een nieuw, verbeterd portal in PrismaNote 2.
Daarom moeten de leveranciers na de migratie eenmaal worden gekoppeld aan de officiële leverancier.
PrismaNote zal dit bij zoveel mogelijk leveranciers doen om u te ontzorgen.
Ook zullen we de bedrijven / reparateurs toevoegen die u in PrismaNote 1 zelf had aangemaakt.
Hiermee beginnen we in de ochtend van de migratiedatum, als de producten, leveranciers en merken zijn overgezet.
Leveranciers waar we niet met 100% zekerheid van kunnen zeggen welk officieel account erbij hoort, zullen we niet koppelen. U kan deze lijst op de dag na de migratie nogmaals doorlopen. Bekijk handleiding.
Lukt het u niet om een leverancier te koppelen? Bijvoorbeeld als deze nog niet in het systeem staat. Stuur een mail naar support@prismanote.com met de leverancier informatie en we zullen deze apart toevoegen.
9. Sneltoetsen verbetering doorvoeren
Ook de sneltoetsen worden overgezet vanuit PrismaNote 1.
Hiervoor zullen we ook een verbetering doorvoeren, hoe ze op de bon verschijnen (het leveranciernummer kan via Assortiment worden aangepast, dus het startnummer verdwijnt).
Wat u kan doen:
- Het is mogelijk om per sneltoets in te stellen of u geen winst of juist geen inkoopprijs wilt hanteren. Dit is slim om te doen voor de statistieken. Volg deze handleiding om de sneltoetsen te bewerken. Selecteer vervolgens de gewenste optie onder 'Inkoopprijs'.
10. Koppelen van artikelgroepen en omzetgroepen
Als het vorige kassasysteem is geïmporteerd, staan ook al uw artikelgroepen in het systeem.
Volg eventueel dit artikelgroepen stappenplan om deze te bewerken en koppel de artikelgroepen aan de omzetgroepen met deze uitleg.
Wie trekt de kar?
Stap één is het aanstellen van een aanspreekpunt. Met een mooi woord ook wel de projectleider genoemd.
Deze rol is essentieel voor een vlekkeloze overstap. Daarom extra tips voor deze functie:
- Zorg dat iedereen vanaf het begin is betrokken en niet op een ‘lopende trein’ hoeft te springen.
- Zorg dat u het systeem zelf ook begrijpt. Kijk vervolgens hoe de huidige manier van werken past binnen het nieuwe systeem.
- Zorg dat elke medewerker begrijpt welke processen er (iets) anders zullen verlopen en hoe.
- Zorg dat alle bovenstaande stappen worden afgevinkt.
- Blijf in controle door niet voor alle karretjes gespannen te worden. Laat medewerkers ook contact opnemen met onze Support voor vragen.
- Creëer een duidelijk beeld van de tijdsplanning en communiceer dit intern.
- Geef iedereen voor de implementatiedatum voldoende tijd om te wennen en maak duidelijk waarom de verandering nodig is.
Support nodig?
1. In het menu van het systeem ziet u een knop ‘HELP’. Door hierop te klikken, kan u eenvoudig een chat starten of de kennisbank in het systeem bekijken. Ook kan u hier het meekijk programma ‘Anydesk’ downloaden.
2. Bekijk het helpcentrum ook op support.prismanote.com
3. WhatsApp ons op +31 88 20 22 522 (We kunnen tot 24 uur na uw bericht reageren).
4. Stuur uw email naar support@prismanote.com
5. Bel ons op +31 88 20 22 522 tussen 8:30 en 17:30 uur (op zaterdag gelieve alleen bellen in noodgevallen).
Related Articles
Belangrijkste verschillen PrismaNote 1 met 2 na migratie
Betaalmethoden Standaard voegen we de betaalmethoden PIN en Contant toe (naast bankbetaling). Wilt u de PIN verdelen in kaart soorten? Dan kunnen we hiervoor aparte knoppen aanmaken. In PrismaNote 1 drukte u eerst op PIN en vervolgens op de ...Start van webshop
In dit artikel geven we een overzicht van de stappen die we ondernemen om een nieuwe website live te zetten. 1. Gesprek met Support om de wensen voor de website / webshop te bespreken. Bijvoorbeeld: Alleen reserveer knop of ook online afrekenen ...E-mail en webmail via PrismaNote
U kan naast PrismaNote ook gebruik maken van onze domeinregistratie en e-mailhosting. Hieronder treft u de procedure, kosten en instellingen voor op uw computer. Kosten Deze kosten zijn voor het mogelijk maken van e-mailhosting en de ...Winkelsysteem zonder import
Inleiding Gaat u starten met PrismaNote en hoeft er geen data uit een ander systeem te worden overgezet? Doorloop dit implementatieproces voor een soepele start. Alle stappen van een succesvolle start Doorloop nu de implementatie stappen om te ...Winkelsysteem met import
Inleiding Gaat u starten met PrismaNote en wordt uw huidige winkelsysteem overgezet? Doorloop dit implementatieproces voor een soepele overstap. Hoeven er geen producten geïmporteerd te worden (enkel klanten, transacties, cadeaukaarten of ...